Krok po kroku

Wytyczne do udziału w programie „Moje Boisko-Orlik 2012” dla zakwalifikowanych jednostek samorządu terytorialnego

Chcąc ułatwić budowę kompleksów sportowo-rekreacyjnych w ramach programu „Moje Boisko-Orlik 2012”, Ministerstwo Sportu i Turystyki przedstawia dokument „Krok po kroku”, który podpowiada gminom i powiatom, jak przygotować inwestycję do realizacji, a także pozyskać i dobrze wykorzystać dotację ze środków budżetu państwa.

I ETAP – WYBÓR LOKALIZACJI

Podstawowym warunkiem udziału jednostki samorządu terytorialnego w programie jest posiadanie tytułu prawnego do terenu przeznaczonego pod budowę boisk. Wybór właściwej lokalizacji jest istotny, ponieważ wpływa pośrednio na całkowity koszt realizacji kompleksu sportowego. Lokalizacja powinna gwarantować możliwość szybkiego i taniego wykonania zadania, a przede wszystkim:

• łatwy dojazd – położenie najlepiej przy istniejącej drodze,
• możliwość podłączenia do sieci elektroenergetycznej,
• dostęp do odprowadzenia wód opadowych do kanalizacji,
• ewentualnie możliwość wybudowania studni chłonnej,
• możliwość przyłączenia wody.

Ponadto wybór działki powinien uwzględniać następujące kryteria:
• działka powinna być niezalesiona i usytuowana w takiej odległości od drzew, aby utrzymanie czystości boisk nie sprawiało trudności,
• działka nie powinna być położona na terenie: o dużym spadku, nasypowym (dawny śmietnik, tereny powyburzeniowe), na którym występuje niski poziom wód gruntowych, na skałach, na terenie szkód górniczych oraz innych niestabilnych gruntach,
• przez teren inwestycji nie mogą prowadzić istniejące ciągi piesze lub kołowe (boiska są ogrodzone).

Wybór optymalnej lokalizacji w znaczny sposób może obniżyć koszt przedsięwzięcia realizowanego w ramach programu.Dokonując wyboru lokalizacji należy wziąć pod uwagę zapisy miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, a w przypadku jego braku wystąpić o wydanie decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego (decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu).Warto też na tym etapie wykonać badania geotechniczne gruntu (głębokość wiercenia ok. 3m, ostateczną decyzję podejmuje geolog).

II ETAP – ADAPTACJA PROJEKTU TECHNICZNEGO I WNIOSEK O POZWOLENIE NA BUDOWĘ

Następnym krokiem realizacji przedsięwzięcia, wynikającym z przepisów prawa budowlanego, jest sporządzenie oryginału projektu budowlanego, stanowiącego podstawę do wydania decyzji o pozwoleniu na budowę.Szczegółowy zakres i formę projektu budowlanego określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 3 lipca 2003 r. (Dz. U. Nr 120, poz.1133, z późn. zm.).

Najważniejszymi elementami projektu budowlanego są:
• projekt zagospodarowania terenu sporządzony na aktualnej mapie do celów projektowych oraz
• projekt architektoniczno-budowlany, który sporządzany jest przez architekta poprzez adaptację gotowego projektu budowlanego kompleksu boisk Orlik 2012, opublikowanego na stronie www.orlik2012.pl w zakładce Projekt.
Wszelkie zmiany w projekcie w stosunku do projektu typowego należy uzgadniać z Ministerstwem zgodnie z procedurą opisaną w założeniach programu. Dokonując adaptacji projektant powinien wziąć pod uwagę wyniki badań geotechnicznych gruntu. Na etapie przygotowywania dokumentacji projektowej należy wystąpić o warunki przyłączenia do istniejącej infrastruktury, jak również zwrócić uwagę na przygotowanie dokumentacji przyłączy, jeśli inwestor zamierza wykonywać te przyłącza we własnym zakresie:
• przyłącze energetyczne
- jeżeli zespół boisk „Moje Boisko Orlik 2012” ma być zasilany z wewnętrznej instalacji elektrycznej istniejącego obiektu, należy uzyskać od użytkownika obiektu zapewnienie o zapasie mocy wystarczającym do zasilania boisk, jeżeli moc zasilania jest zbyt mała należy wystąpić do lokalnego zakładu energetycznego o zwiększenie mocy w istniejącym obiekcie,
- jeżeli zespół „Moje Boisko-Orlik 2012” ma być zasilany z własnego przyłącza energetycznego należy wystąpić do lokalnego zakładu energetycznego o warunki przyłączenia projektowanego obiektu do zewnętrznej sieci elektroenergetycznej.
- wykonany projekt należy uzgodnić w Zakładzie Energetycznym.
• przyłącze i instalacja wodociągowa oraz kanalizacja sanitarna i deszczowa

Aby uzyskać dostęp do sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, należy się zwrócić do miejscowego przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjnego z wnioskiem o wydanie warunków technicznych zaopatrzenia w wodę i odprowadzanie ścieków. W przypadku braku możliwości odprowadzenia ścieków do kanalizacji należy sprawdzić możliwość wykonania szczelnego zbiornika na nieczystości ciekłe (szambo),
• roboty drogowe i komunikacyjne

W przypadku wykonywania nowego włączenia wjazdu w drogę gminną
lub wojewódzką, może istnieć potrzeba uzgodnienia lokalizacji projektowanego wjazdu z instytucją zarządzającą drogami na danym terenie.
Po zgromadzeniu odpowiedniej dokumentacji inwestor może wystąpić z wnioskiem o pozwolenie na budowę do właściwego terenowo urzędu.Istnieją obiekty, które nie wymagają uzyskania pozwolenia na budowę. Większość z tych obiektów podlega jednak zgłoszeniu w terminie 30 dni przed terminem rozpoczęcia robót.

III ETAP - KOSZTY INWESTYCJI, PRZETARG, UMOWA Z WYKONAWCĄ I REALIZACJA INWESTYCJI

Zaadaptowany projekt typowy stanowi podstawę do określenia wstępnych kosztów przedsięwzięcia „Budowy kompleksu sportowego Moje Boisko – Orlik 2012” i sporządzenia dokumentacji pozwalającej na rozpoczęcie budowy. Umożliwia to wybór wykonawcy robót oraz rzeczowe rozpoczęcie zadania poprzez podpisanie umowy z wykonawcą i przekazanie placu budowy.
W celu sprawnego przygotowania inwestycji do realizacji, Ministerstwo Sportu i Turystyki przygotowało do wykorzystania przez beneficjenta:
• orientacyjne Zbiorcze Zestawienie Kosztów inwestycji, przyjmując jako podstawę średnie ceny robót z 2008 roku oraz podstawowe elementy budowy kompleksu skalkulowane po optymalnych kosztach,
• typową Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) na wykonanie boisk sportowych w ramach budowy kompleksu sportowego „Moje Boisko-Orlik 2012”.
Dokumenty opublikowano na stronie internetowej. W celu ogłoszenia przetargu należy dostosować typową Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) pobraną ze strony internetowej.

UWAGA:
Jakiekolwiek zmiany „typowej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ)” w treści:
a) rozdziału 2, punkt 2.1 i 2.2,
b) rozdziału 6, punkt 1 i 2,
mogą spowodować odstąpienie od dofinansowania inwestycji ze środków z budżetu państwa
(Ministerstwa Sportu i Turystyki) i środków samorządowych (urzędów marszałkowskich).
Ponadto w zakresie kryterium oceny ofert możliwe jest WYŁĄCZNIE zastosowanie kryterium ceny. Zamawiający nie może pod rygorem utraty dofinansowania wprowadzić innych kryteriów oceny ofert, poza kryterium ceny.
Po rozstrzygnięciu przetargu podpisywana jest umowa z wykonawcą. Przy sporządzaniu umowy z wykonawcą wykorzystać można przykładową umowę, która stanowi załącznik do SIWZ. Szczególną uwagę zwrócić należy na ustalenie odpowiedniej wysokości kar umownych.

IV FINANSOWANIE BUDOWY KOMPLEKSU „MOJE BOISKO – ORLIK 2012”, PROCEDURA POZYSKANIA I WYKORZYSTANIA DOTACJI

W związku z nowelizacją ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2008 roku nr: 220 poz. 1419) Ministerstwo Sportu i Turystyki przygotowało rozporządzenie w sprawie dofinansowania ze środków budżetu państwa zadań związanych z budową i remontami obiektów sportowych oraz rozwijaniu sportu.
1. Pierwszym krokiem zakwalifikowania się do programu przez jednostkę samorządu terytorialnego jest zgłoszenie do właściwego terenowo urzędu marszałkowskiego o włączenie jej do programu „Moje Boisko Orlik 2012”.
2. Urząd marszałkowski akceptując zgłoszone lokalizacje przesyła przyjęty uchwałą sejmiku województwa wykaz lokalizacji do Ministerstwa Sportu i Turystyki. Podstawą akceptacji zgłoszonych lokalizacji jest ocena warunków lokalnych oraz uzbrojenia terenu.
3. Jednostka samorządu terytorialnego składa do właściwego urzędu marszałkowskiego wniosek o dotację w ramach programu. Właściwy urząd marszałkowski po zaopiniowaniu przesyła wniosek do Ministerstwa Sportu i Turystyki, w terminie określonym w założeniach programowych.
Wzór wniosku znajduje się w dokumentach do pobrania.
Wypełniony wniosek o dofinansowanie z następującymi załącznikami:
1. Opinia RIO z wykonania budżetu za odpowiedni okres sprawozdawczy.
2. Oświadczenie beneficjenta o zabezpieczeniu w budżecie jednostki samorządu terytorialnego środków finansowych na realizację zadania (oświadczenie podpisane również przez skarbnika jednostki samorządu terytorialnego).
3. Dokument określający prawo do dysponowania terenem na cele budowlane związane z przedmiotem inwestycji tj.:
3.1 Aktualny odpis z Księgi Wieczystej – oryginał lub kserokopia potwierdzona na zgodność z oryginałem
lub
3.2 Wypis z rejestru gruntów z mapą ewidencyjną – oryginał lub kserokopia potwierdzona na zgodność z oryginałem należy złożyć do Ministerstwa Sportu i Turystyki.
4. Minister Sportu i Turystyki rozpatrując wnioski bierze pod uwagę:
• wstępną ocenę wniosku przygotowaną przez merytorycznie właściwą komórkę organizacyjną Ministerstwa,
• wysokość środków określonych w ustawie budżetowej na dany rok,
• terminy i warunki realizacji przedsięwzięcia,
• wysokość kwoty finansowania z budżetu państwa,
• sytuację finansową wnioskodawcy.
Wnioski są rozpatrywane w terminie do 3 miesięcy od dnia zakończenia naboru wniosków.
5. Po rozpatrzeniu wniosków Minister informuje jednostki samorządu terytorialnego o zabezpieczeniu na realizację inwestycji środków w budżecie państwa.
Szczegółowe warunki uruchomienia i wykorzystania dofinansowania zostaną określone w umowie pomiędzy beneficjentem a Ministerstwem Sportu i Turystyki.
6. Umowa na dofinansowanie w celu sporządzenia umowy na dofinansowanie inwestycji realizowanej w ramach programu „Moje Boisko – Orlik 2012” należy przesłać do Ministerstwa Sportu i Turystyki:
• potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię umowy z wykonawcą na realizację przedmiotowej inwestycji,
• harmonogram rzeczowo-finansowy,
• Zbiorcze Zestawienie Kosztów inwestycji,
• oświadczenie, że kompleks sportowy wykonany będzie zgodnie z założeniami programowymi (Dokumenty do pobrania),
• oświadczenie beneficjenta o zastosowaniu wzoru SIWZ bez dokonywania niedopuszczalnych zmian (Dokumenty do pobrania).
7. Wypłata dotacji
Zgodnie z zapisami umowy na dofinansowanie inwestycji realizowanej w ramach programu wniosek o wypłatę dotacji, na odpowiednim formularzu, stanowiącym załącznik do umowy, należy wysłać do Departamentu Infrastruktury Sportowej Ministerstwa Sportu i Turystyki (ul. Senatorska 14, 00-082 Warszawa) w terminie określonym w umowie. Do wniosku o wypłatę dotacji powinny zostać dołączone kopie odpowiednio opisanych faktur, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione oraz protokoły odbioru prac budowlanych.
Opis faktur powinien zawierać między innymi:
• potwierdzenie wykonania określonych w § 4 ust. 1 elementów robót,
• potwierdzenie sprawdzenia faktury pod względem merytorycznym,
• zatwierdzenie faktury do realizacji przez osobę upoważnioną, np. skarbnika lub głównego księgowego,
• zapis „płatne ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki, zgodnie z umową nr ……, w kwocie ……”,
• odniesienie do umowy zawartej pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą robót,
• opis zgodny z art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) tj. zapis o dokonaniu kontroli formalnej oraz wskazania numeru identyfikacyjnego, okresu sprawozdawczego, dekretacji/ujęcia w księgach oraz klasyfikacji budżetowej,
• czytelne podpisy wraz z pieczęciami osób podpisujących.
Ponadto załączona do wniosku faktura powinna być wystawiona w danym roku budżetowym i w okresie realizacji inwestycji oraz spójna z protokołem odbioru wykonanych robót, opatrzonym podpisem inspektora nadzoru.
8. Rozliczenie dotacji
Rozliczenie zadania z Ministrem Sportu i Turystyki pod względem rzeczowym i finansowym musi nastąpić w terminie 60 dni od dnia protokolarnego odbioru końcowego inwestycji (zgodnie z § 6 ust. 1 umowy). Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia rozliczenia na formularzach stanowiących załączniki do umowy. Formularze wymienione powyżej pobrać można również ze strony internetowej www.orlik2012.pl. Znajdują się one w zakładce Dokumenty do pobrania. Dokumenty rozliczeniowe wysłać należy na adres Ministerstwa Sportu i Turystyki (ul. Senatorska 14, 00-082 Warszawa).
Przypominamy, iż zgodnie z art. 8 Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. 2005 Nr 14 poz. 114, z późn. zm.): nierozliczenie lub nieterminowe przekazanie rozliczenia udzielonej dotacji z budżetu państwa stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Dokumentacja potrzebna do rozliczenia dotacji z budżetu państwa:
• zał. nr 5 do umowy na dofinansowanie – Informacja o sposobie wykorzystania dofinansowania;
• zał. nr 5A do umowy na dofinansowanie – Informacja dodatkowa dotycząca źródeł finansowania;
• zał. nr 5B do umowy na dofinansowanie – Sprawozdanie z wykorzystania środków własnych i z budżetu państwa
• potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia Protokołu odbioru końcowego
• potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia Pozwolenia na użytkowanie, jeśli jego uzyskanie jest wymagane